Zarządy PSPR oraz SAPR protestują w sprawie zaproszenia przez PAN do składania ofert. PAN milczy i niespodziewanie kończy postępowanie

Oświadczenie Zarządów PSPR oraz SAPR związane jest z opublikowanym w Biuletynie Informacji Publicznej 23 sierpnia br., zaproszeniem wystosowanym przez Polską Akademię Nauk do składania ofert w celu rozeznania rynku cen na dedykowane jej usługi public relations z możliwością udzielenia zamówienia, w którym zamawiający już na pierwszym etapie postępowania oczekuje zaprezentowania, m.in.: trzech próbek materiałów, wśród których znajdą się: tekst informacyjny lub popularnonaukowy do mediów, konsultacje w zakresie działań kryzysowych ze zdefiniowanymi problemami i wykorzystanymi narzędziami w przedstawionej sytuacji kryzysowej oraz koncepcja obsługi medialnej konferencji prasowych z propozycją doboru mediów do tematyki konferencji oraz doborem kanałów promocji, w terminie do 28 sierpnia br. do g. 15:00 (wcześniejszy termin to 25 sierpnia br.). W momencie przygotowywania oświadczenia przez organizacje branżowe status zamówienia widniał jako „w trakcie rozstrzygania”.

„Zarządy Polskiego Stowarzyszenia Public Relations oraz Stowarzyszenia Agencji Public Relations wyrażają swój sprzeciw wobec praktyk dotyczących tak krótkiego czasu na składanie ofert. Oczywiście, to zamawiający decyduje, w jakim terminie chce zebrać oferty. Jednak w tej konkretnej sytuacji zaproponowany termin nie daje ani czasu na przygotowanie wysokiej jakości zgłoszeń, ani nawet nie zapewnia odpowiednio szerokiego upowszechnienia się informacji o postępowania, co powinno być ważnym celem każdego podmiotu, który odpowiada na zamówienie publiczne. W efekcie, wiele potencjalnie zainteresowanych podmiotów, bez ciągłego monitoringu stron BIP określonych zamawiających, nie jest w stanie nawet zapoznać się z propozycją i przygotować nań merytoryczną odpowiedź” – czytamy w oświadczeniu Zarządów PSPR oraz SAPR nadesłanym do redakcji portalmedialny.pl.

Jak podkreślają Zarządy PSPR i SAPR, dbając o dobre praktyki na rynku public relations, sprzeciwiają się postępowaniom, które stoją w sprzeczności z podstawowymi zasadami dobrej współpracy i nie odpowiadają w pełni na zasadę równości dostępu do informacji publicznej.

„Jeżeli Zamawiający oczekuje odpowiedzi na zaproszenie składającej się z opracowania zadań koncepcyjnych, to czas na ich opracowanie powinien być adekwatny do oczekiwań. W tym konkretnym przypadku powinien być to min. jeden tydzień, czyli pięć dni roboczych, siedem kalendarzowych. Jednak za dobry standard rynkowy można by uznać termin dwóch tygodni” – czytamy dalej w oświadczeniu.

Jak podkreślają zarządy branżowych organizacji, jeżeli Zamawiający nie dysponuje takim czasem na wykonanie zadań (czas realizacji w zaproszeniu został określony do 15 grudnia 2023 r.), powinien opublikować zaproszenie wcześniej albo wydłużyć proces publikacji zaproszenia i proces wyboru wykonawcy tak, by nie zmuszało zainteresowanych do znacznego pośpiechu w realizacji odpowiedzi na ofertę lub nawet z góry skazywało na brak szans na równą konkurencję w przygotowaniu odpowiedzi na zaproszenie.

„Mając powyższe na uwadze, Zarządy Polskiego Stowarzyszenia Public Relations oraz Stowarzyszenia Agencji Public Relations zwracają się do Polskiej Akademii Nauk z rekomendacją o anulowanie postępowania i rozpisanie go ponownie, w zgodzie z dobrymi praktykami” – czytamy w oświadczeniu podpisanym w imieniu Zarządu Polskiego Stowarzyszenia Public Relations przez Cypriana Maciejewskiego, Prezesa Zarządu PSPR oraz w imieniu Zarządu Stowarzyszenia Agencji Public Relations przez Emilię Hahn, Prezeskę Zarządu SAPR.

PAN milczy i kończy postępowanie

Poprosiliśmy o komentarz Polską Akademię Nauk do niniejszej sprawy. Mimo odczytania informacji przez Dyrektor Biura ds. Komunikacji i Informacji Naukowej, do czasu publikacji wiadomości nie otrzymaliśmy odpowiedzi.

Tymczasem 30 sierpnia przed godziną 16.00 na BIP pojawiła się Informacja o zakończeniu postępowania. Polska Akademia Nauk poinformowała, że dokonał tylko czynności szacowania wartości zamówienia na podstawie dokonanego rozeznania rynku w oparciu o złożone oferty bez dokonania wyboru oferty i nieudzielenia zamówienia na podstawie wspomnianego zaproszenia do składania ofert. Nie podano przyczyn takiej decyzji.

Do sprawy niebawem powrócimy.