Faktury elektroniczne – pojęcie, elementy, przechowywanie

Faktury elektroniczne – definicja

Pojęcie faktury zdefiniowane zostało w art. 2 ust. 31 ustawy o podatku dochodowym od towarów i usług. Zgodnie z jego brzmieniem fakturą jest dokument w wersji papierowej lub w formie elektronicznej, który zawiera dane określone prawem. Faktura elektroniczna została zatem zrównana z tradycyjną fakturą w wersji papierowej. Co to oznacza w praktyce? Zapisy ustawy dotyczące faktury, mają analogiczne zastosowanie do efaktury, chyba że przepis  wprost stanowi inaczej.

Ustawa wprowadza jednocześnie odrębne pojęcie faktury elektronicznej, wskazując, że jest to faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Oznacza to, że faktura online musi czynić zadość wszystkim warunkom, które spełnić powinna faktura w wersji papierowej, a przy tym zastosowany format może zostać wybrany przez wystawiającego dokument. W obrocie na ogół spotyka się faktury elektroniczne w formacie PDF i JPG.

Z czego składa się faktura elektroniczna?

Jakie są zatem elementy efaktury? Określa je w sposób szczegółowy art. 106 e ustawy o podatku dochodowym od towarów i usług. Wśród nich wskazać można:

• datę wystawienia,
• numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• szczegółowe określenie podatnika oraz nabywcy towarów lub usług,
• nazwę towaru lub usługi,
• cenę jednostkową netto,
• stawkę podatku,
• kwotę należności ogółem,
• termin i formę płatności.

Autentyczność, integralność i czytelność efaktury

Obowiązkiem podatnika jest określenie sposobu zapewnienia każdej fakturze, także fakturze elektronicznej, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentu. Sposobem na spełnienie tego wymogu jest wykorzystanie dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Nieco inaczej ustawodawca uregulował tę kwestię w stosunku do faktur elektronicznych. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych autentyczność, integralność i czytelność faktury online zostaną zachowane, jeśli podatnik wykorzysta:

• kwalifikowany podpis elektroniczny lub
• elektroniczną wymianę danych tzw. EDI.

Przechowywanie faktur online

Podstawowe zasady przechowywania faktur elektronicznych są takie, jak w przypadku dokumentów w wersji papierowej. Efaktura powinna być przechowywana aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez okres pięciu lat.

Sposób archiwizacji faktur online nie został szczególnie określony. Ważne jedynie, aby były one przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe tak, aby łatwo je odszukać w razie kontroli lub audytu. Konieczne jest także zapewnienie ich autentyczności, integralności oraz czytelności podczas gromadzenia. W odniesieniu do faktury elektronicznej korzystne jest zatem wykorzystanie odpowiednio wdrożonego systemu EDI, który nie tylko ułatwia wystawienie i przekazywanie dokumentów, ale też ich archiwizowanie.

Miejsce archiwizowania efaktur

Miejsce przechowywania faktur elektronicznych zostało uregulowane nieco inaczej niż archiwizacji dokumentów wersji papierowej. Zasadą jest, że podatnicy, którzy posiadają siedzibę na terytorium kraju przechowują faktury na tym terytorium. W odniesieniu do faktur online możliwe jest ich gromadzenie także w innym miejscu. Istotne jest jedynie, aby sposób archiwizacji umożliwiał dostęp do nich właściwym organom. Jeśli zatem naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, dyrektor izby administracji skarbowej lub Szef Krajowej Administracji Skarbowej otrzymają dostęp on-line do faktur elektronicznych przechowywane mogą być one w każdym kraju.

Zaznaczyć trzeba, że wymienione organy muszą mieć także zapewnioną możliwość bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych zawartych w fakturze online.