Jutro może być za późno, czyli jak robić PR w czasie rzeczywistym

Strategia PR w czasie rzeczywistym opiera się na działaniach prowadzonych na bieżąco, czyli w czasie trwania danego wydarzenia. Specjaliści od PR w czasie rzeczywistym muszą być czujni oraz potrafić podejmować szybkie i trafne decyzje. Komentowane wydarzenie musi być świeże – dla odbiorców, jak i konkurencji, której działania trzeba wyprzedzić. Ważne jest, aby przekaz był jak najbardziej adekwatny do kontekstu. Nadawca treści musi rozumieć fakt, do którego nawiązuje, a także potrzeby, nastroje odbiorców w danym momencie. PR w czasie rzeczywistym daje firmie szansę na zdobycie popularności dzięki inteligentnym i trafnym działaniom w Internecie.

Siła mediów społecznościowych. Czujność i refleks
Nie bez powodu media społecznościowe są najlepszym polem dla PR-u w czasie rzeczywistym. Kontakt pomiędzy marką, a konsumentem odbywa się tutaj bez pośredników, dzięki czemu przekaz może dotrzeć do odbiorców w błyskawicznym czasie. Co więcej, w przeciwieństwie do reklamy telewizyjnej, w przypadku social media nie rezerwuje się czasu antenowego. PR w czasie rzeczywistym powinien reagować natychmiastowo na aktualne wydarzenia, ważne dla dużej społeczności. Jednym z popularniejszych przykładów skutecznego działania w social media niezmiennie wymienianym w licznych artykułach, jest spontaniczne zachowanie marki Oreo podczas amerykańskiego Super Bowl w lutym 2013 roku, kiedy zapanowała ciemność z powodu awarii prądu. Marketingowcy firmy wrzucili już po kilku minutach na Twittera wpis, który zawierał obrazek informujący, że w ciemności nadal można jeść ciastka Oreo. Oddźwięk był niesamowity – obrazek został udostępniony na Twitterze kilkanaście tysięcy razy, a jeszcze więcej osób polubiło go na Facebooku.

Jak tworzyć PR w czasie rzeczywistym?
Przygotować kampanię PR w czasie rzeczywistym należy wcześniej. Wygląda to na sprzeczność, jednak strategię należy stworzyć tak, aby mieć możliwość elastycznego modyfikowania jej w trakcie trwania. Dla nieprzewidywalnych zdarzeń należy określić procedury, aby móc na nie szybko reagować. Nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem A, także warto mieć przygotowany plan B, a nawet C dla wszystkich typów kampanii.

Monitorowanie mediów, portali społecznościowych to kolejny ważny aspekt. Należy wziąć pod uwagę, że media społecznościowe stają się wiarygodnym źródłem informacji dla dziennikarzy oraz konsumentów. Technologia jest cennym sojusznikiem w tym sensie, ważne jest, aby mieć narzędzia, które poinformują nas, jeśli wystąpi jakakolwiek wzmianka o marce, konkurencji lub wiadomości wymagające natychmiastowej reakcji. Tutaj pomaga analityka, np. Google Analytics czy Google Trends , który podpowiada jakie treści są obecnie najczęściej wyszukiwane przez użytkowników.

Szkolenie zespołu szybkiego reagowania jest następnym krokiem. Warto ustalić z klientem margines autonomii, tak aby osoby odpowiedzialne za markę mogły działać bez czekania na zatwierdzenie od odległej centrali. Tak jak we wszystkich kampaniach komunikacyjnych konieczne jest, aby dokładnie zmierzyć wyniki uzyskane we wszystkich aspektach i zwracać uwagę na poziom reakcji odbiorców w celu uniknięcia lub zniwelowania ewentualnych błędów, które mogą wystąpić w wyniku przyspieszonego czasu pracy. Podsumowując, zarządzanie public relations w czasie rzeczywistym nie oznacza improwizacji, to część wcześniej zaplanowanej strategii.

Korzyści
Skutecznie poprowadzona strategia działań w czasie rzeczywistym przekłada się na wzrost zainteresowania marką i jej ofertą. Buduje zasięg odbiorców i pozyskuje nowych użytkowników. PR w czasie rzeczywistym wzmacnia wizerunek marki, zmniejszając jednocześnie dystans pomiędzy nią a odbiorcą. To świetny sposób na przedstawienie własnej działalności i zwiększenie jej popularności. Mówiąc o danym wydarzeniu, odbiorcy zaczynają łączyć je z marką, te dwa elementy stają się z czasem nierozerwalne. A wszystko to przy stosunkowo niedużych kosztach.

Małgorzata Twardochleb
Absolwentka Dziennikarstwa i Komunikacji Społecznej na Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie. Obecnie kontynuuje edukację studiując Zarządzanie na Wydziale Nauk Ekonomicznych w Szkole Głównej Gospodarstwa Wiejskiego.
Pierwsze doświadczenie zawodowe zdobywała w Radiu Warszawa, a następnie w Telewizyjnej Internetowej Agencji Informacyjnej Newsrm.tv gdzie zajmowała się tworzeniem tekstów, realizacją materiałów wideo, audio oraz montażem.
Obecnie pracuje w Procontent Communication i zajmuje się zewnętrzną komunikacją firmy. Koordynuje organizację konferencji, wydarzeń specjalnych oraz szkoleń. Zajmuje się organizacją nieformalnych spotkań dla specjalistów public relations „PR-ranki”, które odbyły się już w Warszawie i Krakowie.